Persondatapolitik
1. Generelt
1.1. I denne persondatapolitik (”Persondatapolitikken”) beskrives, hvordan Grønnegade 10, 1., 1107 København K, CVR nr. 33 24 55 64 (”ViaBill”, ”os”, ”vores” og ”vi”) behandler dine personoplysninger. Vi er dataansvarlige i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning, herunder databeskyttelsesloven og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016. Vi vil altid tilstræbe, at du føler dig tryg ved vores behandling af dine personoplysninger.
1.2. Persondatapolitikken gælder for de personoplysninger, som du giver til os, eller som vi indsamler, når du besøger vores webside, www.viabill.com/dk, og øvrige websider, der henviser til denne Persondatapolitik (fælles benævnt ”Websiderne”).
1.3. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os ved brug af kontaktoplysningerne anført under pkt. 7.
2. Indsamling, formål og retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger
2.1 ViaBill indsamler automatisk personoplysninger om dig og din brug af Websiderne samt de tilknyttede webshops under dit besøg, herunder din browsertype, IP-adresse, netværkslokation og oplysninger om din computer/enhed.
2.1.1 Formålet med behandlingen er at optimere brugeroplevelsen og Websidernes funktion samt at foretage målrettet markedsføring. Behandlingen af dine personoplysninger sker, for at vi kan varetage vores interesse i at forbedre Websiderne og vise dig relevante tilbud.
2.1.2 Retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, som består i at udarbejde statistiske analyser, optimere Websiderne teknisk og funktionelt samt tilpasse vores markedsføring til dig.
2.2. Når du kommunikerer med os på Websiderne, gennem vores chat eller ved hjælp af telefon eller e-mail, indsamler vi de oplysninger, som du giver os, herunder navn, e-mailadresse, IP-adresse, netværkslokation, oplysninger om din computer/enhed og oplysninger om din eventuelle henvendelse gennem chat, e-mail eller telefon.
2.2.1 Formålet med behandlingen er at registrere og besvare en henvendelse fra dig, samt at varetage vores interesse i udarbejdelse af undersøgelser, statistik og analyser med henblik på at forbedre vores produkt og tjenester.
2.2.2 Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b; for at opfylde vores forpligtelser i henhold til aftalen om vores produkt, samt vores legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, som består i at udarbejde statistiske analyser med henblik på forbedring af vores produkt, at forhindre svig og at vise dig tilpasset markedsføring.
2.3. Når du giver dine personoplysninger til os med henblik på at indgå en aftale eller blive kontaktet herom, indsamler vi en række personoplysninger om dig, herunder navn, telefonnummer og e-mail, kontaktpersons navn, telefonnummer og e-mail samt virksomhedens navn, adresse og CVR-nummer. I forbindelse med aftalens indgåelse vil vi desuden indsamle virksomhedens skatteresumé, bankkontonummer og ‑dokumentation samt legitimation for virksomhedens reelle ejere.
2.3.1 Formålet med behandlingen er at gennemføre din bestilling af ViaBills betalingsløsning, at få større kendskab til vores brugere, f.eks. gennem undersøgelser, statistik og analyser med henblik på forbedring af vores produkter, samt at yde kundesupport til forbrugere der har handlet på din webshop.
2.3.2 Retsgrundlaget for behandlingen er:
2.3.2.1. Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b; for at kunne indgå og opfylde vores forpligtelser i henhold til aftale om ViaBills produkt.
2.3.2.2. Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c; vores retlige forpligtelse til at overholde gældende hvidvasklovgivning.
2.3.2.3. Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f; vores legitime interesse i at udarbejde statistiske analyser og tilfredshedsanalyser med henblik på forbedring af vores produkt, forhindre svig og vise tilpasset markedsføring, samt yde kundesupport til vores private forbrugere.
2.4. Når ViaBill modtager oplysninger fra en samarbejdspartner om, at din virksomhed er oprettet som kunde hos samarbejdspartneren, vil din virksomhed samtidig få indført navn, adresse, e-mailadresse, websideadresse og API-nøgle i ViaBills system. Disse oplysninger videregives af samarbejdspartneren til ViaBill.
2.4.1 Formålet med denne behandling er at give dig mulighed for en nem og hurtig opsætning af ViaBills betalingsløsning.
2.4.2 Retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, som består i at kunne tilbyde en nem og hurtig opsætning af vores produkt på din webshop.
2.5. Afgivelse af personoplysninger er en betingelse for at kunne indgå en aftale om tilknytning af ViaBills produkt på din webshop, da det i modsat fald ikke vil være muligt at levere den pågældende ydelse.
3. Overførsel af dine personoplysninger til tredjeparter
3.1. Vi kan i det omfang, det er relevant, overføre dine personoplysninger til de kategorier af tredjeparter, som fremgår nedenfor:
3.1.1 Serviceudbydere, herunder hosting-udbydere, tredjeparter som yder IT-support, eller udbydere af analyseværktøjer og CRM-systemer;
3.1.2 Samarbejdspartnere, der assisterer med vores forretningsaktiviteter, herunder betalingstjenester.
3.1.3 Finansielle institutioner og offentlige myndigheder;
3.1.4 Rådgivere, herunder eksempelvis revisorer og advokater; og
3.1.5 Koncernforbundne selskaber.
3.2 Du kan være sikker på, at overførsel af dine personoplysninger altid vil ske i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning og under passende sikkerhedsforanstaltninger.
3.3. Personoplysningerne kan overføres til en ekstern samarbejdspartner, der ikke er etableret inden for EU/EØS. ViaBill overfører dine personoplysninger til Atlassian Pty Ltd. (USA), DropBox Inc. (USA), Facebook Inc. (USA), Google LLC (USA), Zendesk Inc. (USA), Slack Technologies Inc. (USA), TheRocketScience Group LLC d/b/a Mailchimp (USA), LinkedIn Corporation (USA), Amazon Web Services (USA), SalesForce.com, Inc., Elastic Inc. (USA) og SAŠA BOLIĆ PR AGENCIJA ZA IZRADU SOFTVERA I ORŽAVANJE SOFTVERSKIH SISTEMA SIX HOURS BEOGRAD (Serbien). De fornødne garantier for overførsel af oplysninger er sikret gennem EU’s standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til en databehandler beliggende uden for EU/EØS, jf. databeskyttelsesforordningens art. 45. Vi forbeholder os at ændre samarbejdspartnere inden for EU/EØS til tilsvarende samarbejdspartnere beliggende uden for EU/EØS under overholdelse af samme regler.
3.3.1. Du kan få en kopi af de fornødne garantier for overførsel af dine personoplysninger til et land uden for EU/EØS ved at kontakte vores kundeservice på kontaktoplysningerne anført under pkt. 7.
4. Dine rettigheder
4.1. Du har i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og artikel 20-21 ret til:
4.1.1 at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være, herunder ved verificering med NemID eller indsendelse af dokumentation.
4.1.2 at modtage en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig, i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger til en anden dataansvarlig.
4.1.3 at få urigtige personoplysninger om dig korrigeret eller (i særlige tilfælde) slettet inden det i pkt. 5 anførte tidspunkt. Du kan selv rette enkelte af dine personoplysninger på din virksomheds side under Mit ViaBill.
4.1.4 at gøre indsigelse mod behandlingen af vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger, eksempelvis i relation til direkte markedsføring og automatiske behandlinger, herunder profilering.
4.1.5 at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger i visse tilfælde.
4.2. Såfremt du har givet samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. Tilbagekald af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget på grundlag af dit samtykke inden tilbagekald heraf.
4.3. Hvis du har ret til at begrænse vores behandling, må vi fremover kun behandle dine personoplysninger (bortset fra i relation til opbevaring), hvis du har samtykket hertil, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en fysisk eller juridisk person samt vigtige samfundsinteresser.
4.4. Udøvelse af ovennævnte rettigheder kan ske ved at kontakte os ved brug af kontaktoplysningerne anført i pkt. 7.
4.5 Du kan til enhver tid indgive klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 København, over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives pr. mail til dt@datatilsynet.dk eller på telefon + 45 33 19 32 00.
5. Opbevaring og anonymisering af dine personoplysninger
5.1. Personoplysninger indsamlet om din brug af Websiderne og de tilknyttede webshops, jf. pkt. 2.1, anonymiseres senest, når du ikke har gjort brug af Websiderne i 2 år.
5.2. Personoplysninger indsamlet i forbindelse med din henvendelse til vores kundeservice gennem chat, e-mail eller telefon, jf. pkt. 2.2, anonymiseres som udgangspunkt 3 år efter din seneste transaktion gennem ViaBills betalingsløsning eller din seneste henvendelse til vores kundeservice.
5.2.1 Personoplysningerne kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring, f.eks. hvis det er nødvendigt, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at vi kan opfylde vores retlige forpligtelser. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår, jf. bogføringslovens § 10.
5.2.2 Henvendelser anonymiseres efter 1 år, såfremt den ikke giver anledning til yderligere.
5.3. Personoplysninger indsamlet i forbindelse med indgåelse af en aftale, jf. pkt. 2.3, anonymiseres som udgangspunkt 3 år efter din seneste transaktion med ViaBill som betalingsløsning.
5.3.1 Oplysninger kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring, f.eks. hvis det er nødvendigt, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at vi kan opfylde vores retlige forpligtelser. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår, jf. bogføringslovens § 10. Dokumentation til brug for opfyldelse af hvidvasklovgivningen opbevares i 5 år.
5.4. De personoplysninger, som er oplistet i pkt. 2.4, anonymiseres 6 mdr. efter disse personoplysninger er indført i ViaBills system.
6. Sikkerhed
6.1. Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at hindre, at dine personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres, forringes eller misbruges, samt mod at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til personoplysningerne. Vores sikkerhedsforanstaltninger bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.
6.2. Kun medarbejdere, der har behov for at få adgang til dine personoplysninger for at kunne udføre deres arbejde, har adgang hertil.
7. Kontaktoplysninger
7.1. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder i henhold til pkt. 4, kan du kontakte:
ViaBill A/S
Grønnegade 10, 1.
1107 København K
Tlf. nr.: 88 826 826
E-mail: support@viabill.com
Web: www.viabill.com/dk
7.2. Du kan desuden altid kontakte ViaBills databeskyttelsesrådgiver på kontaktoplysningerne nedenfor:
HB Law ApS
Snellemark 30, 1. sal. 3700 Rønne
e-mail: kontakt@hb-law.dk
Telefon: William Bach +45 29875231
8. Ændringer i Persondatapolitikken
8.1 ViaBill forbeholder sig ret til løbende at foretage opdateringer eller ændringer i denne Persondatapolitik. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked via e-mail. Den til enhver tid gældende version af denne Persondatapolitik kan findes på vores webside, www.viabill.com/dk.